Stockholms län, Chefssekreterare

Företag Manpower Administration

Vi söker en Chefsassistent som ska dela sin tid mellan Internationella Staben och Marknadsområde Kundtjänst. Placeringen är på Arbetsförmedlingens huvudkontor i Stockholm.

Arbetsförmedlingens Internationella Stab

driver Arbetsförmedlingens internationella arbete. Man arbetar för att stärka myndighetens grundkompetens avseende EU:s sysselsättningspolitik och arbetsförmedling i Europa, samt för att säkra att Arbetsförmedlingens ledning har tillgång till relevanta kunskaper, erfarenheter och goda exempel avseende arbetsmarknadsfrågor inom EU. Internationella Staben ansvarar även för arbetet inom WAPES och för internationella förfrågningar, besök och så vidare.

Arbetsförmedlingen Kundtjänst

består av ca 400 medarbetare och ger arbetssökande och arbetsgivare service via telefon, e-post, chatt och sociala medier. MO Kundtjänst har till uppdrag att öka tillgängligheten av Arbetsförmedlingens tjänster och metoder samt ge råd och stöd till medarbetare vid regeltolkning. Staben för Marknadsområde Kundtjänst består av Marknadschefen, tre Verksamhetssamordnare samt en Chefsassistent.Som assistent arbetar du som ett personligt och nära stöd till stabschefen och marknadsområdeschefen. Du ansvarar för administrationen, t ex e-post, telefonpassning, interna/externa kontakter, bokningar, skriver kallelser, protokoll, rapporter och andra dokument, ger administrativt stöd i planering och verksamhetsuppföljning.  Du är även ansvarig för ordning och reda av administrationen leveranskontroll, fakturahantering, diarieföring, arkivering. Du ska också kunna vara behjälplig med personal- och ekonomiadministration.  




Kvalifikationer

Du har:




Relevant utbildning, lägst 3-årig gymnasieutbildning, gärna med ekonomisk/administrativ inriktning. Högskoleutbildning är meriterande.




God kunskap om det arbetsmarknadspolitiska uppdraget och om Arbetsförmedlingens verksamhet är önskvärt. Du som söker ska ha erfarenhet och kunskap av att arbeta självständigt med administrativa uppgifter samt vara stresstålig. Du ska även ha minst 3 års dokumenterad erfarenhet av arbete som chefsassistent.




Du har god datorvana främst inom Officepaketet Word, Excel och PowerPoint. Du är noggrann och är bra på att planera och strukturera ditt arbete. Du är serviceinriktad, har hög integritet och är en god kommunikatör.




Du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift samt goda kunskaper i engelska. Du får gärna ha erfarenhet från arbete inom större organisationer eller statlig verksamhet.




Relationen till stabschefen och marknadsområdeschefen bygger på förtroende och tillit, varför stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.







Personliga egenskaper




• Ansvarstagande

• Flexibel och med god prioriteringsförmåga

• Noggrann och bra på att planera och strukturera ditt arbete

• Mycket god samarbetsförmåga

• Serviceinriktad och med hög integritet

• Förmåga att ha många bollar i luften samtidigtArbetstid/Varaktighet

Anställningen är tillsvidare med tillträde snarast. Placering blir på Arbetsförmedlingens huvudkontor i Stockholm.




Ansökan

Välkommen med din ansökan märkt med ref nr Af- 2.3 2011/300095 senast den 2 oktober 2011. Du ansöker genom att klicka på knappen "ansök" nedan och bifoga ditt CV där du beskriver relevant arbetslivserfarenhet och utbildning samt ett personligt brev.




Kontakt

Elisabeth Arp, Stabschef, 010-486 43 86




Pia Rydqvist, Marknadsområdes chef, 010-486 91 19




Zeynep Baser, SACO, 010-486 10 62




Gun-Britt Sigtryggsson, SACO, 010-486 94 18




Anna Johansson, SEKO, 010-487 64 04




Anna-Lena Larsson Lönnqvist, ST/OFR, 010-487 28 20




Monica Mörtzell, ST/OFR, 010-487 29 02 




Martin Bergstedt, Personalspecialist, 010-486 11 72