Nyheter

Effektivisera de interna mötena på jobbet

När det är dags för konferens lägger företag ofta relativt mycket resurser på att planera och skapa bästa möjliga förutsättningar.   Interna möten däremot, den mötesform de allra flesta av oss lägger i särklass mest tid på, hamnar ofta på undantag.  Möteskulturen har varit statiskt i många organisationer de senaste åren. Det vill Micke Darmell på Gr8meetings råda bot på.


På många arbetsplatser står interna möten för 25 procent av arbetstiden.  Trots det så är det inte helt ovanligt att merparten av mötesbudgeten läggs på stora konferenser en eller ett par gånger per år.  I samband med finanskrisen blev det uppenbart för många företag att möten var en alltför stor kostnadspost som sällan planeras och följs upp tillräckligt noga.

 

Lösningen ligger att skapa en mötespolicy som får verkligt genomslag i företagskulturen. Vår möteskultur är ofta djupt rotad. Den har sett likadan ut i årtionden på många företag och det krävs attitydförändringar för att skapa en ny sorts möteskultur, säger Micke Darmell, som jobbar med att effektivisera interna möten på Gr8meetings.

 

Utvärdera varje möte och arbeta med ständiga förbättringar

Han menar att en definierad möteskultur är en av de viktigaste förutsättningarna för att maximera vinsten, genomföra snabba förändringar och tillvarata medarbetares kreativitet och att det är på tiden att interna möten flyttas högre upp på agendan, både på företag och på högskoleutbildningar, som i dagsläget knappt lär ut något om konsten att skapa effektiva möten.

 

Ett första steg i arbetet med att effektivisera sina interna möten är att fundera på om mötena stjäl eller tillför energi,  om mötesledarna är tillräckligt kompetenta, om mötena följs upp ekonomiskt på något sätt och på vilket sätt en genomtänkt möteskultur kan ge en större utväxling av medarbetarnas idéer och förbättringsförslag, säger Micke Darmell.

 

Inför varje möte bör man komma fram till ett konkret mål, komma överens om en mötespolicy.  Varje möte bör, enligt Micke Darmell, avslutas med en kort utvärdering där mötesdeltagarna frågar sig vad som gick bra, vad som kunde ha gjorts på ett mer effektivt vis och vad som kan göras för att åstadkomma en förändring till nästa möte. Ett vanligt misstag är att en organisation lägger ner resurser på att skapa en mötespolicy, som hanteras av HR-avdelningen och läggs upp på intranätet. Det tillvägagångssättet leder sällan till någon förändrad möteskultur.

 

F√∂r att verkligen kunna placera interna m√∂ten h√∂gre upp p√• agendan s√• kr√§vs det att √§ven ledningen praktiserar ‚ÄĚwalk the talk‚ÄĚ, att de genom sina handlingar visar att m√∂tesfr√•gan √§r tillr√§ckligt prioriterad f√∂r att tas p√• allvar. Men det handlar i f√∂rsta hand inte om att minska ner m√∂testiden. Det √§r viktigare att bli mer resultatorienterad och se till att varje m√∂te verkligen leder till konkreta slutsatser och handlingar, s√§ger Micke Darmell