Nyheter

Effektivisera de interna mötena pÄ jobbet

NÀr det Àr dags för konferens lÀgger företag ofta relativt mycket resurser pÄ att planera och skapa bÀsta möjliga förutsÀttningar.   Interna möten dÀremot, den mötesform de allra flesta av oss lÀgger i sÀrklass mest tid pÄ, hamnar ofta pÄ undantag.  Möteskulturen har varit statiskt i mÄnga organisationer de senaste Ären. Det vill Micke Darmell pÄ Gr8meetings rÄda bot pÄ.


PÄ mÄnga arbetsplatser stÄr interna möten för 25 procent av arbetstiden.  Trots det sÄ Àr det inte helt ovanligt att merparten av mötesbudgeten lÀggs pÄ stora konferenser en eller ett par gÄnger per Är.  I samband med finanskrisen blev det uppenbart för mÄnga företag att möten var en alltför stor kostnadspost som sÀllan planeras och följs upp tillrÀckligt noga.

 

Lösningen ligger att skapa en mötespolicy som fÄr verkligt genomslag i företagskulturen. VÄr möteskultur Àr ofta djupt rotad. Den har sett likadan ut i Ärtionden pÄ mÄnga företag och det krÀvs attitydförÀndringar för att skapa en ny sorts möteskultur, sÀger Micke Darmell, som jobbar med att effektivisera interna möten pÄ Gr8meetings.

 

UtvÀrdera varje möte och arbeta med stÀndiga förbÀttringar

Han menar att en definierad möteskultur Àr en av de viktigaste förutsÀttningarna för att maximera vinsten, genomföra snabba förÀndringar och tillvarata medarbetares kreativitet och att det Àr pÄ tiden att interna möten flyttas högre upp pÄ agendan, bÄde pÄ företag och pÄ högskoleutbildningar, som i dagslÀget knappt lÀr ut nÄgot om konsten att skapa effektiva möten.

 

Ett första steg i arbetet med att effektivisera sina interna möten Àr att fundera pÄ om mötena stjÀl eller tillför energi,  om mötesledarna Àr tillrÀckligt kompetenta, om mötena följs upp ekonomiskt pÄ nÄgot sÀtt och pÄ vilket sÀtt en genomtÀnkt möteskultur kan ge en större utvÀxling av medarbetarnas idéer och förbÀttringsförslag, sÀger Micke Darmell.

 

Inför varje möte bör man komma fram till ett konkret mÄl, komma överens om en mötespolicy.  Varje möte bör, enligt Micke Darmell, avslutas med en kort utvÀrdering dÀr mötesdeltagarna frÄgar sig vad som gick bra, vad som kunde ha gjorts pÄ ett mer effektivt vis och vad som kan göras för att Ästadkomma en förÀndring till nÀsta möte. Ett vanligt misstag Àr att en organisation lÀgger ner resurser pÄ att skapa en mötespolicy, som hanteras av HR-avdelningen och lÀggs upp pÄ intranÀtet. Det tillvÀgagÄngssÀttet leder sÀllan till nÄgon förÀndrad möteskultur.

 

För att verkligen kunna placera interna möten högre upp pĂ„ agendan sĂ„ krĂ€vs det att Ă€ven ledningen praktiserar ”walk the talk”, att de genom sina handlingar visar att mötesfrĂ„gan Ă€r tillrĂ€ckligt prioriterad för att tas pĂ„ allvar. Men det handlar i första hand inte om att minska ner mötestiden. Det Ă€r viktigare att bli mer resultatorienterad och se till att varje möte verkligen leder till konkreta slutsatser och handlingar, sĂ€ger Micke Darmell